Em tempos de incerteza, como reduzir despesas sem ferir a governança?

O Brasil vive um cenário econômico incerto. Desde o primeiro ao terceiro setor, as preocupações são notórias em relação ao futuro. Fundamentalmente, tornam-se inevitáveis alinhamentos internos com foco em reposicionamentos institucionais associados ao bom desempenho dos gastos das organizações, uma vez que a demanda vem caindo e as projeções são cada vez mais pessimistas. Há quem diga que a crise gera oportunidades, onde concordamos integralmente, mas antes de se dar uma diretriz de buscar o aumento da demanda em uma organização, é mais prudente fazer o "dever de casa", focando nos processos em que temos maior autoridade.

Nestes momentos, diretrizes são instituídas sem o correto planejamento e entendimento sobre as ações desta natureza. Sem dúvida, todo processo de mudança traz impactos positivos e negativos logo, demandam de metodologia para serem executados a contento. Há que se observar os impactos financeiros positivos, mas se não houver método e análise científica, em um futuro breve, os resultados podem se inverter, onde os efeitos colaterais podem trazer sérios prejuízos a todos os stakeholders. Ponto este de atenção que merece um bom direcionamento visando minimizar impactos diretos em prol da equidade em governança.

Percebe-se claramente que as organizações devem ser pautadas pelo estabelecimento de uma estratégia que oriente os rumos e que, por sua vez, promova um alinhamento entre os níveis estratégico, tático e operacional. Deve ser estabelecida uma cultura organizacional acerca da necessidade de se medir para gerenciar, comunicando, envolvendo pessoas, estabelecendo parâmetros e fomentando as práticas de governança corporativa. Aliás, na medida em que as práticas de Governança são instituídas, as ações neste contexto precisam refletir positivamente sob a ótica de seus princípios básicos: a) transparência; b) equidade c) prestação de contas; e d) responsabilidade corporativa.

Toda organização deve se atentar a entender qual o foco de atuação, em quanto, como executar, quais os riscos e como medir o resultado da redução dos gastos. De acordo com outro importante princípio da Governança Corporativa, o de Responsabilidade Corporativa é necessário que estas decisões sejam avaliadas e seus resultados sejam sustentáveis, sem prejudicar a operação no curto, no médio e no longo prazo.

Uma solução comprovadamente de sucesso em empresas do mundo todo é o Gerenciamento Matricial de Despesas, que neste artigo, trataremos pela sigla de GMD. Esta solução foi desenvolvida a partir da metodologia do PDCA, bastante conhecida no meio gerencial e com inúmeros cases de sucesso no Brasil e no mundo, composto por 4 marco-etapas (Planejar, Executar, Checar e Agir). Sendo assim, o GMD vem para permitir a correta identificação de oportunidades através de uma gestão científica e não baseada em percepção ou intuição.

O GMD tem como objetivo a racionalização das despesas, impactando positivamente o resultado operacional das empresas, baseado em 4 pilares, sendo eles:

• Desdobramento dos gastos, que são detalhados e analisados até o último nível de atividade, para definição das metas;

• Controle cruzado, onde os indicadores de desempenho são controlados por 2 pessoas, uma vez que são definidas metas específicas por centro de custo e conta contábil;

• Definição de metas, com definição dos resultados a serem alcançados a partir de análises parametrizadas dos gastos;

• Acompanhamento sistemático, através de reuniões mensais onde compara-se o resultado alcançado com a meta proposta, definindo-se em seguida ações corretivas para os desvios.

Estes 4 pilares com foco em redução dos gastos abrangem muito mais do que um simples movimento de melhoria de resultados, pois procura sistematicamente promover outro princípio básico da Governança Corporativa, a Prestação de Contas (Accountability).

Mais do que identificar oportunidades, definir metas, analisar causas, elaborar planos de ação e acompanhar sistematicamente os resultados, a solução do Gerenciamento Matricial de Despesas (GMD) também “exige” que os resultados sejam disponíveis a todos os envolvidos, abordando assim o 4º e último princípio da Governança Corporativa, a Transparência.

Sendo assim, avalia-se que o momento é oportuno para ações em prol da redução de custos e despesas para que as organizações se tornem mais enxutas e auto especializadas, se adaptando rapidamente ao atual momento econômico, porém se não nos atentarmos aos princípios da Governança Corporativa, impactos negativos podem surgir e trazer danos muito maiores do que se possa imaginar.

(*) Rafael Santiago, consultor sênior da RCA Governança, especialista em Controladoria e Finanças, com mais de 8 anos de experiência em soluções metodológicas com atuação em projetos de redução de custos e despesas para grandes organizações.

(*) Cristiano Venâncio, consultor sênior da RCA Governança, mestrando em Governança e Sustentabilidade, com mais de 10 anos de experiência em soluções metodológicas em projetos de alta complexidade na iniciativa privada e setor público.