Riscos em projetos: é preciso mesmo pensar nisso?

Não raro escuto perguntarem se a gestão de riscos não é uma extrapolação do pensamento negativo ou de exageros paranoicos. Gosto de retrucar a questão lembrando que, conceitualmente, existem tanto riscos negativos quanto positivos. Estes últimos são aqueles que gerenciam todas as oportunidades de ganhos que o projeto ou a organização pode vir a obter com uma determinada situação incerta.

Eis aí a essência da gestão de riscos em projetos. Não se trata de pensar negativa ou positivamente, mas, sim, de pensar preventivamente! O que parece ser muito negligenciado em terras tupiniquins, onde ainda prevalece a valorização da capacidade de improviso.

Entendemos por risco uma situação da qual não se pode ter certeza se acontecerá, assim como não podemos desconsiderá-la. Dessa forma, qualquer hipótese de risco – mesmo que pequena ou enorme – é passível de alguma estratégia de tratamento diante da incerteza do evento.

As melhores práticas do Project Management Institute – PMI lembram que existem quatro estratégias reconhecidas para riscos negativos e outras quatro para os riscos positivos. São elas:

Riscos Negativos
Riscos Positivos
Eliminar
Explorar
Transferir
Compartilhar
Mitigar
Melhorar
Aceitar **

Lembrando que “aceitar” é uma estratégia aplicável tanto a riscos negativos quanto positivos.

É curioso perceber como, mesmo empiricamente, aplicamos essas estratégias em nosso cotidiano. Vejam por exemplo a situação que passei recentemente e que retrata razoavelmente essas estratégias: há cerca de dois anos fui convidado para realizar um workshop sobre melhores práticas em gestão de projetos para uma empresa de serviços. Preocupado com o desgaste da preparação e do evento resolvi convidar um colega profissional em quem confio muito para dividir o trabalho comigo (estratégia: compartilhar), e, de quebra, aumentar as chances de sucesso do workshop (estratégia: melhorar). Ao verificar sua agenda, meu colega percebeu que estaria voltando de viagem às 6h da manhã no dia do workshop, agendado para começar às 9h. Mesmo sabendo que atrasos de voos são mais comuns do que desejamos, resolvemos assumir o risco (estratégia: aceitar).

A preparação do trabalho fluiu muito bem durante as semanas que antecederam o evento nas quais fizemos briefings com o cliente e testamos a apresentação dezenas de vezes (estratégia: explorar). No entanto, assumo que a preocupação com a possibilidade de atraso do meu colega não saía da minha cabeça. Talvez por isso, estudei a fundo não somente a minha parte, mas também a de meu colega, pois não queria, de forma alguma, que o evento frustrasse o contratante (estratégia: eliminar).

Chegada finalmente a data, acordo às 6h e, ato contínuo, vou ao meu celular onde constavam duas mensagens de meu colega. A primeira dizia: “Pousei!”, o que me levou a um suspiro de alívio. A segunda dizia: “Estou muito mal. Vou para um hospital”. Ligo para o meu colega e comprovo a ocasional enfermidade. Que grande ironia! Todos os meus medos derivados do risco de meu colega atrasar o voo se concretizavam, porém não mais por conta do mesmo evento.
Foi necessário aplicar algumas rápidas de mudanças de planos. Primeiro, para não me desgastar com o esforço e manter o foco, substituí a viagem de carro pelo táxi (estratégia: transferir). Segundo, era necessário revisar a apresentação para retirar o nome do meu colega e revê-la uma última vez. Tudo isso, com o objetivo de diminuir a ausência que meu colega fatalmente faria (estratégia: mitigar).

Com isso, mesmo sem tê-lo feito por meio de um plano documentado, tinha usado todas as estratégias de respostas aos riscos reconhecidos. Para mim, ficou ainda mais nítido que o grande ganho da gestão de riscos está no exercício de pensar previamente em todas as hipóteses e poder escolher sensatamente quais são as melhores opções existentes.

O resultado do workshop? Bom, considerando as palmas e palavras elogiosas, posso acreditar que foi bem-sucedido. Mas com a participação do meu colega poderia, sem dúvida, ter sido ainda melhor.

*Ramiro Rodrigues é Project Management Officer da Arcon, empresa especializada em segurança de TI com foco em Serviços Gerenciados de Segurança