Que fim levam os exames e prontuários que ficam nos hospitais?

São cerca de 26 mil caixas guardadas em um dos depósitos do Same (Serviço de Arquivo Médico e Estatística). O volume é de prontuários, toda a série de documentos relativos a pacientes que passaram pela Santa Casa: laudos, prescrições, medicação. Conforme explicou a chefe do Same, Monique Gregório. A legislação determina que todo paciente tem direito ao prontuário, e o hospital deve emitir uma cópia. Ainda assim, esse processo não é automático e pode demorar até 30 dias.

“Funciona assim: o paciente vem, faz a solicitação, porque por lei ele não tem direito ao original, ele tem direito a uma cópia, porque o original tem que ficar arquivado dentro da instituição. Aí o paciente vem, faz a solicitação e aí a gente dá um prazo mínimo de 30 dias pra ele retirar. Então ele vem aqui e fala: eu sou o Seu João, eu estive aqui no ano de 2003, depois no ano de 2011 e agora no ano de 2018. Eu quero todo o meu atendimento que foi feito nesses três anos, aí a gente faz o pedido e vai atrás da documentação física, digitaliza ela. Hoje eu só digitalizo aquilo que é solicitado. Quando o paciente vem retirar a gente imprime a cópia dele”, explica Monique.

Digitalização

Atá janeiro de 2017, a Santa Casa enfrentava dupla burocracia. Além dos documentos originais, os depósitos guardavam milhares de cópias dos prontuários. Isso porque a cada pedido, o hospital tirava cópias que muitas vezes ficavam armazenadas sem uso: nem todos que pediam os exames iam buscar. Em média 30% dos que requerem os exames deixam de ir buscá-los. Agora, no entanto, é tudo digitalizado. O paciente deve pedir os documentos, que serão digitalizados.

“Antes o paciente vinha, solicitava, tirava uma cópia e guardava essa cópia. Aí o paciente veio e pediu, e não retornava pra buscar. Então quer dizer, por lei, eu tenho que ficar com o documento e com a cópia arquivado. Gerava custo, gasto e espaço. Pra conter isso é que hoje a gente digitaliza só aquilo que é pedido”, comenta a chefe do Same.

O paciente que deseja os documentos deve ir até o Same, que funciona das 7h às 17h20 de segunda à sexta-feira. Deve portar documentos pessoais com foto, parentes também devem levar documentos pessoais e documentos do paciente. Cônjugue devem levar certidão de casamento.

“Qualquer outra pessoa que não sejam eles. O advogado, com procuração simples, a OAB dele e a cópia do documento do paciente. Não é advogado, é o vizinho, o amigo, etc, somente com procuração pública e específica. Isso tanto vale para o prontuário como para o exame”, explica Mônica.

A retirada dos documentos tem um custo. A ficha de urgência, quando o paciente ficou até 24h no hospital, custa R$ 5 até 25 folhas. Caso passe de 25, o hospital cobra 20 centavos por folha. Já o prontuário de internação custa R$ 10 até 50 folhas, e 20 centavos por folha caso ultrapasse esse quantitativo. São cerca de 2400 pedidos por mês.

Exames

Conforme explica Mônica, os exames não são cobrados e a Santa Casa registra cerca de 120 pedidos por mês. A tomografia, por exemplo, tem um prazo de15 dias úteis após solicitação, incluindo imagem com laudo. “Se ele quiser só o laudo, se tiver liberado no sistema, imprime na hora e o paciente leva, se ele quiser a imagem são 15 dias úteis”, orienta.

Ressonância: o paciente traz um cd pra que a gente possa gravar a imagem. O laudo é a mesma coisa, é um laudo se tiver liberado no sistema a gente imprime na hora e entrega. Cateterismo, angio, outros exames, a gente pede 5 dias úteis. Ressonância também são 5 dias úteis.

A Cassems (Caixa de Assistência dos Servidores do Estado de Mato Grosso do Sul) tem as mesmas regras e exige documentação do paciente, familiar ou representante legal. O prontuário demora até 30 dias para ficar pronto. Os exames, explica o hospital por meio da assessoria de imprensa, tem prazos que variam de acordo com cada tipo de exame.

Os documentos, prontuários e exames, podem ser pedidos no pronto atendimento do hospital, e os exames também podem ser requeridos nos laboratórios. Os prontuários são entregues digitalizados por DVD e custa R$ 10.

A Unimed disponibiliza todos os exames no site da Unimed. Após realizar o exame, o paciente recebe um login e uma senha para acessar o resultado. Já o prontuário pode ser solicitado presencialmente na recepção do Hospital Unimed Campo Grande. O paciente deve levar os documentos. O prazo é menor do que outros hospitais e demora 7 dias úteis para ser retirado.