Novo decreto muda prazo para descarte de documentos municipais
Registros poderão ser excluídos de forma sistemática, após períodos curtos de guarda
A Prefeitura de Campo Grande, por meio do Decreto nº 16.467, publicado nesta quarta-feira (3), determinou novos prazos para a guarda e eliminação de documentos administrativos distribuídos entre a Semadi (Secretaria Municipal de Administração e Inovação) e a Agetec (Agência Municipal de Tecnologia da Informação e Inovação). A decisão, segundo o Executivo, busca otimizar o uso de espaço e facilitar a organização dos arquivos, mas pode resultar na perda de materiais que, eventualmente, seriam úteis para auditorias ou investigações futuras.
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A Prefeitura de Campo Grande estabeleceu novos prazos para guarda e eliminação de documentos administrativos através do Decreto nº 16.467. A medida, que entrou em vigor imediatamente, afeta documentos sob responsabilidade da Secretaria Municipal de Administração e Inovação e da Agência Municipal de Tecnologia da Informação e Inovação. O decreto determina que diversos documentos sejam eliminados após períodos de um a cinco anos, incluindo ofícios, convites e processos administrativos. Documentos pessoais, como processos de aposentadoria e demissão, terão prazo de guarda de até 100 anos, enquanto relatórios de ouvidoria serão mantidos permanentemente.
A medida, publicada em edição extra do Diogrande (Diário Oficial do Município), entra em vigor imediatamente e estabelece que vários documentos públicos sejam descartados de forma sistemática, após períodos curtos de guarda e sem que os cidadãos tenham acesso completo ao que será eliminado.
Entre os documentos que serão eliminados após um a cinco anos de guarda estão registros de ofícios, convites expedidos, cartas recebidas, minutas de reuniões, recibos de postagem e até processos administrativos de contratação temporária. Segundo o novo decreto, esses arquivos serão apagados sem a necessidade de avaliação prévia, a não ser que sejam classificados como documentos permanentes ou essenciais para o histórico de processos administrativos.
O texto também levanta preocupações sobre a transparência da gestão pública, pois ela permite que uma grande quantidade de documentos administrativos, que poderiam ser úteis para auditorias, investigações ou controle social, sejam descartados rapidamente. Embora o decreto estabeleça prazos claros para a eliminação, como dois anos para certos documentos e cinco anos para outros, a falta de critérios mais rigorosos para a guarda dos arquivos pode prejudicar a acessibilidade às informações públicas no futuro.
A decisão também pode afetar a fiscalização de recursos públicos, já que documentos como certificados de registro de veículos e comprovantes de despesas terão prazo de eliminação de cinco anos, enquanto documentos relacionados a servidores públicos, como atestados médicos, declarações de tempo de serviço e processos de aposentadoria, podem ser guardados por até 100 anos.
Com base no decreto, diversos documentos administrativos da Prefeitura de Campo Grande terão prazos reduzidos para eliminação. A tabela abaixo detalha os tipos de documentos afetados, os prazos de eliminação e a justificativa para cada ação.
| Documento | Prazos de eliminação | Justificativa |
|---|---|---|
| Agenda de controle de atividades | 1 ano | Eliminado após a conclusão das atividades para otimizar o espaço. |
| Recibo de postagem | 1 ano | Eliminado após o período de utilidade, não há mais necessidade de guarda. |
| Ofícios recebidos e expedidos | 2 anos | Eliminados após o cumprimento do trâmite administrativo, sem mais utilidade. |
| Convites expedidos | 1 ano | Após o evento, o convite perde sua finalidade administrativa. |
| Documentação de concursados não posse | 1 ano | Eliminada após a não posse ou a não entrada em exercício do concursado. |
| Declaração de tempo de serviço | 3 anos | Eliminada após o processo de verificação de tempo de serviço ser concluído. |
| Contratos administrativos | 5 anos | Eliminados após o julgamento das contas ou conclusão do contrato. |
| Processo de aposentadoria | 100 anos | Documento pessoal com prazo longo, conforme Constituição Federal. |
| Processo de exoneração de cargo efetivo | 100 anos | Eliminado após a conclusão do processo, devido à natureza pessoal do documento. |
| Boletins médicos | 5 anos | Eliminados após o prazo de validade ou fim da necessidade de registros médicos. |
| Termo de estagiários | 2 a 5 anos | Eliminados após o término do estágio ou conforme a natureza do compromisso. |
| Processo de demissão | 100 anos | Documento pessoal, preservado conforme a Constituição e regulamentos federais. |
| Relatórios de gestão da ouvidoria; Atas de sessões plenárias; certificados; decretos normativos e pessoais, declarações de tempo de serviço; processos administrativos disciplinas; processos de aposentadoria e pensão | Permanente | Documentos de controle e fiscalização, guardados de forma permanente. |
| Processo de prestação de contas | 5 anos | Eliminado após o julgamento das contas e aprovação dos registros financeiros. |
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