Como o gerenciamento de projetos garante o sucesso dos negócios

Intrínseca aos mais fortes, a adaptação é uma característica essencial às empresas que buscam sobreviver e crescer, maximizando a eficiência das suas operações com um gerenciamento adequado dos projetos para que promovam mudanças, agreguem valor e atinjam os benefícios e objetivos da organização. Uma empresa que consegue se adaptar constantemente é capaz de ajustar seu ponto de vista às oportunidades que surgem frente às dificuldades econômicas e tendências de mercado, por exemplo.

E para se adaptar, não basta a uma empresa ser flexível, criativa ou ter iniciativa. É preciso investir na prática do gerenciamento de projetos.

Para se ter uma ideia, a PricewaterhouseCoopers identificou que 97% dos entrevistados em sua pesquisa ‘Ideias e tendências: Práticas atuais de gestão de projetos, portfólio e programas’ consideram a gestão de projetos fundamental para o sucesso organizacional e o desempenho dos negócios, enquanto 94% afirmam que a gestão de projetos possibilita o crescimento dos negócios.

Neste momento, surgem diversas questões: O que é o gerenciamento de projetos? Como as empresas aplicam o gerenciamento de projetos de forma prática e eficaz? Como e por onde começar uma iniciativa ou melhorar as técnicas de gestão? Qual o valor do gerenciamento de projetos para as organizações?

Após entender um projeto como uma reunião de esforços aplicados de forma integrada na busca de um objetivo bem definido – e segundo o Project Management Institute (PMI) como sendo “um esforço temporário para produzir um produto, serviço ou resultado único”, é preciso analisar o contexto geral da empresa considerando o segmento de atuação, áreas que mais requerem uma visão orientada a projetos e situação atual com base em metodologias e práticas conceituadas para então definir a aplicabilidade da gestão de projetos.

Setores como tecnologia, construção, telecomunicações e a indústria de forma geral, assim como áreas de tecnologia da informação e comunicações (TIC), pesquisa, desenvolvimento e engenharia, apresentam tradição no emprego de práticas de gerenciamento para o desenvolvimento e implantação de sistemas, obras de construção civil e bens de capital. Inclusive, o desenvolvimento de novos produtos e a revisão de processos organizacionais se enquadram como projetos nestas organizações.

Ao analisar o contexto geral de uma organização, identificamos o grau de maturidade desta empresa na utilização de técnicas de gestão de projetos. Dessa forma, em conjunto com a análise do contexto, é possível levantar questões relevantes para determinar os objetivos, os níveis a serem atingidos e o plano de ação para a consecução de resultados mensuráveis. Tradicionalmente, o grau de maturidade inicial caracteriza-se por reatividade, informalidade e ações esporádicas. Gradativamente, a prática passa a ser repetitiva, definida e gerenciada, apresentando organização, padronização e controle por meio de metas, indicadores e processos bem estabelecidos. O grau mais elevado é o otimizado e possui foco contínuo na melhoria e qualidade. Em função do contexto e características da organização, o atingimento de níveis mais altos e otimizados não realizará os benefícios esperados, sendo os níveis intermediários mais adequados.

As metodologias de mercado permitem avaliar o estágio da maturidade da organização com base em critérios assertivos e determinar, a partir do nível atual e pretendido, qual a abordagem mais adequada para o atingimento dos objetivos e sucesso pretendido com o gerenciamento de projetos. A combinação de abordagens tradicionais de boas práticas – como o Guia PMBOK® e a metodologia PRINCE2® – com novas metodologias ágeis – como Scrum e Extreme Programming (XP) – permitem obter respostas mais pontuais, como relevância, momento adequado e como aplicar, parcial ou completamente, determinada disciplina do gerenciamento de projetos.

Em nossa visão, integrado aos processos, é essencial considerar pessoas devidamente capacitadas e engajadas em uma estrutura organizacional, como um Escritório de Projetos, que promova a inserção da prática no dia-a-dia. Além disso, um suporte tecnológico que forneça ferramentas que automatizem e facilitem o fluxo de trabalho e acesso a informação é essencial.

Somente dessa forma é possível contribuir para que os projetos sigam um planejamento adequado e cumpram seus objetivos com escopo, cronograma, orçamento, padrões de qualidade e, consequentemente, realizem os benefícios de negócio. Afinal de contas, existem ferramentas e técnicas para executar projetos, além de conhecimento e experiência necessários. As aplicações destas técnicas têm relação direta com a garantia de obtenção das metas organizacionais. Neste cenário, o gerente de projetos é um dos poucos agentes envolvidos com visão global do projeto, sendo sua responsabilidade coordenar a equipe em busca dos melhores resultados. Daí sim, características como flexibilidade, criatividade e iniciativa, quando presentes nesses profissionais, representam diferenciais que agregam competitividade às organizações e as permitem não só se adaptar com confiança, mas crescer e evoluir, ganhando mercado, conquistando novos clientes e entregando soluções ainda mais eficientes.

(*) Alex Sugiyama é gerente de Produtos com foco em Serviços, George Silva é gerente de Projetos de Fusões e Aquisições e Marcelo Martins é gerente de PMO de Serviços na Senior, empresa referência no desenvolvimento de sistemas para gestão no Brasil.