Conhecimento com prazo de validade

Cada empresa deve automaticamente aprender com os erros e experiências do passado, mas o que acontece quando as memórias desvanecem-se, os empregados deixam a empresa ou o conhecimento passa a ficar com data de validade vencida, por estar mal arquivado ou nem mesmo registrado?

O valor da memória não pode ser subestimado, bancos de conhecimento conservam o ciclo de vida da informação e permitem que as pessoas possam buscar assuntos de interesse e adicionar neles seus prõprios conhecimentos e experiências.

Gestão do Conhecimento (GC) significa fazer uso máximo, comercialmente falando, de tudo que a organização sabe, de modo que cada decisão seja tomada à luz desse embasamento. Isso requer que todos na organização sejam capazes de acessar, não apenas as informações e dados que necessitam, mas também de explorar as experiências e conhecimentos de outras pessoas, mesmo que esses indivíduos não estejam disponíveis. Isso precisa ser feito de forma sistemática e rotineiramente.

Para dizer que verdadeiramente está realizando a gestão do conhecimento, as empresas precisam incorporar a cultura do conhecimento na rotina da organização. O resultado ideal da sistematização da GC é que os erros não se repitam, que os “becos sem saída” não precisem ser re-explorados, que a roda não precise ser reinventada, e que cada decisão seja feita à luz do pleno conhecimento da empresa. Este é o estado final da inteligência coletiva, para o qual os sistemas de GC se esforçam.

É bastante óbvio que vai levar algum tempo e esforço para alcançar esse nível de estado da arte, e também é claro que, se tentarmos aplicar a Gestão do Conhecimento a absolutamente tudo o que fazemos, até mesmo nas pequenas decisões, vamos ficar esgotados. Não é necessário recorrer à inteligência coletiva da organização, cada vez que fazemos um bule de café ou toda vez que precisamos de clipes de papel.

A GC, como qualquer outro processo organizacional, precisa ser dirigida para onde podemos obter um efeito maior. Precisamos ter um propósito alinhado à estratégia de negócios. As questões do conhecimento precisam estar focadas, primeiramente, na inteligência coletiva do negócio, ou seja, onde a captura, o desenvolvimento, a conservação ou aplicação do conhecimento são fundamentais para o sucesso.

Ao mesmo tempo, a transferência de conhecimento é um desafio real, da mesma forma, o conhecimento tem que ser transferido através do tempo e espaço. O conhecimento capturado por uma equipe deve ser embalado e armazenado de modo que uma equipe desconhecida, em um local desconhecido, em algum momento no futuro, possa acessá-lo, compreendê-lo, relacionar-se com ele, usá-lo e beneficiar-se dele. Este tipo de transferência de conhecimento é difícil, mas possível. De alguma maneira, é necessário dar uma vida útil decente ao conhecimento.

Por outro lado, vale a pena enfrentar um dos maiores desafios da Gestão do Conhecimento, que é a conscientização. O conhecimento é derivado da ação e experiência, mas a maioria das pessoas permanece inconsciente de seu papel. Nós aprendemos, somos capazes de fazer as coisas melhor, mas muitas vezes não estamos conscientes do que temos aprendido.

O outro lado da moeda, no entanto, é que o cliente do conhecimento não tem consciência do que precisa saber. Ele não sabe ou não está ciente de que não sabe. O conhecimento, que esse consumidor precisa, tem que ser apresentado em forma embalada para que ele possa aprender o que precisa saber. Por isso, a maneira que o conhecimento é armazenado é crucial. Se não tiver foco no usuário, então, o conhecimento real não será transferido e, portanto, não aplicado.

Vou descrever três modelos de bancos de conhecimento: chamarei o primeiro de “quarto de adolescente". Este é um modelo no qual despejo tudo de forma desestruturada. É extremamente dependente de um bom buscador, para encontrar o dado novamente. É como quarto do meu filho, ele sabe onde está tudo - é tudo no chão! Ele pode pesquisar na pilha de coisas e encontrar o que precisa.

O segundo modelo de banco é aquele no qual o armazenamento do conhecimento está em algum tipo de framework. No entanto, é difícil criar um framework que tenha longevidade e que possa ser entendido por todos os usuários. A desvantagem desse modelo é que se você não sabe os caminhos do banco de conhecimento, pode frustrar-se com os resultados. Geralmente, as pessoas não buscam por conhecimento por muito tempo e, se não o encontram rapidamente, o reinventam.

O terceiro modelo é aquele em que o conhecimento é pré-embalado para o benefício do usuário final. Este banco contém um conjunto de unidades de conhecimento empacotadas e embaladas. Cada unidade pode ser considerada um "Ativo de Conhecimento", projetada para proporcionar tudo o que o usuário precisa para que esteja plenamente informado antes de elaborar um projeto.

Mesmo assim, este terceiro modelo (no qual o banco de conhecimento está cheio de ativos pré-embalados) está longe de ser eficaz. Ele coloca o ônus sobre os criadores do conhecimento de fazer a embalagem para que o usuário do conhecimento, consciente ou não, encontre tudo o que ele precisa saber.

O conteúdo de um ativo de conhecimento é pensado para fazer a pergunta: 'o que o cliente precisa saber?’

Em primeiro lugar, ele vai precisar de algum tipo de conselho, que irá ajudá-lo com seu projeto. Ele precisa de ajuda e orientação na tomada de decisões e apreciará encontrar tudo de maneira estruturada. Em segundo lugar, ele precisa de algum contexto que ateste quão confiável é aquela informação. Também precisa ter acesso às histórias, citações e background que irão tornar vivo o conteúdo. Em terceiro lugar, deve ter um mecanismo disponível para seguir as coisas, entrar em contato com as pessoas envolvidas ou realizar leitura de materiais de fundo.

Como esses ativos do conhecimento devem ser compilados a partir de muitas experiências devem, por isso mesmo, contar histórias e dar conselhos vindos de muitas vozes. A transferência desses ativos é uma forma de interpretação que mistura muitas vozes, sem que se percam. As múltiplas entradas são usadas para criar uma síntese de conhecimento, mas também para ilustrar, ampliar, verificar e, continuamente, criar novos desafios.

(*) Nick Milton é mestrado em Ciências Naturais da Universidade de Cambridge e doutorado pela Universidade de Gales (Inglaterra).