Com digitalização de 8 milhões de processos, pra onde vai a papelada da Justiça?
Diretora Zeli Paim ressalta valor de preservar autos antigos e expõe raridades do Judiciário
Com acervo estimado em 8 milhões de processos físicos, o arquivo do Poder Judiciário de Mato Grosso do Sul passa por processo contínuo de classificação, digitalização e eliminação de documentos. O material está armazenado em dois galpões construídos no mesmo terreno, localizados no anel viário, na região das Moreninhas: um abriga ações do interior do Estado e o outro, de Campo Grande.
RESUMO
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O Poder Judiciário de Mato Grosso do Sul realiza um extenso trabalho de gestão documental em seu acervo de aproximadamente 8 milhões de processos físicos. O projeto, iniciado em 2022, já classificou 250 mil processos e digitalizou 100 mil, devendo se estender por mais uma década. Entre os documentos, encontram-se registros históricos valiosos, como inventários utilizados para solicitação de dupla cidadania e documentos da Guerra do Paraguai. Após a digitalização, os processos não permanentes são triturados e reciclados, seguindo a Lei Geral de Proteção de Dados, com recursos destinados a instituições beneficentes.
Parte desse acervo, no entanto, é formada por processos permanentes que, mesmo digitalizados, não podem ser descartados. Alguns têm valor histórico; outros devem ser preservados devido à natureza processual.
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O trabalho começou em 2022 e deve durar, segundo a diretora de Memória e Gestão Documental, Zeli Paim, pelo menos mais uma década. Do total, 250 mil processos já foram classificados e 100 mil digitalizados. “É um trabalho minucioso e necessário. Temos processos de alto valor histórico, como inventários usados para solicitação de dupla cidadania, documentos da Guerra do Paraguai, da escravidão no Estado e tantos outros que ajudam em pesquisas acadêmicas no Brasil e fora”, afirma Zeli.
Digitalização e eliminação - A digitalização em grande escala começou em 2024, após o acervo ser parcialmente classificado. “Não podíamos contratar uma empresa sem ter processos prontos, seria desperdício de dinheiro público. Então, invertemos a lógica: primeiro classificamos e só depois começamos a digitalizar”, explica a diretora.
O processo segue critérios definidos pelo CNJ (Conselho Nacional de Justiça) por meio da tabela de temporalidade, que determina se o processo é permanente, temporário, histórico ou se pode ser eliminado. Após a digitalização, os documentos passam pela avaliação de dois órgãos internos: a Gestão Documental e a Comissão Permanente de Avaliação Documental. Se aprovados para descarte, são publicados em edital com prazo de 45 dias para que qualquer parte interessada possa solicitar a recuperação do material original.
Após esse período, os documentos são triturados por empresa especializada, em operação acompanhada por pelo menos dois servidores do Judiciário. “A trituração atende à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), porque a maioria dos processos contém informações sensíveis, como CPF, dados das partes e advogados. O papel triturado é reciclado e o valor arrecadado vai diretamente para uma instituição beneficente. O dinheiro nem passa por nós”, explica Zeli.
Preservação da história - Entre os materiais preservados, estão processos que vão além da função jurídica. “Temos verdadeiros tesouros. Já recebemos pesquisadores do Brasil e do exterior. Há livros e teses escritos com base em documentos nossos”, afirma a diretora, que destaca casos que chamam atenção, como o da “bruxa da Sapolândia”, da morte da miss e o de um falso juiz de Porto Murtinho. “São processos muito procurados”, conta.
Zeli relata ainda que já foram eliminadas mais de 20 toneladas de papel, principalmente de juizados especiais e processos já digitalizados nas comarcas, que agora são apenas classificados para descarte ou preservação. Em média, são realizadas três eliminações por ano, com no mínimo 15 toneladas, mas o volume pode ser maior, em uma das operações foram 23 toneladas.
A intenção é reduzir o espaço físico ocupado. “O ideal é que, em alguns anos, a gente consiga reunir tudo em um único prédio, de preferência do próprio Tribunal de Justiça, porque o atual é alugado. O mais antigo processo localizado até agora é de 1843, mas acreditamos que há materiais ainda mais antigos. É nossa memória. É um trabalho muito bonito”.
Há ainda arquivos espalhados pelas 54 comarcas do Estado, mas a ideia é centralizar tudo. Para a etapa de classificação inicial, o Judiciário contou com apoio de servidores de diferentes regiões, principalmente da faixa de fronteira. “Eles ajudaram a identificar processos de grande relevância local, de repercussão, que poderiam passar despercebidos aqui na capital. Esses não serão descartados, são históricos”, destaca.
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