Arranca-rabo, surpresas e lições de quem se atreveu a organizar uma festa aberta
Nunca pensei que realizar uma festa pequena daria tanto trabalho e descobri da pior maneira possível: errando. Há 3 meses, o Lado B resolveu estrear no mundo dos eventos em Campo Grande, mas com a singela pretensão de realizar uma festa junina com algumas barraquinhas na rua.
As semanas que seguiram foram de boas surpresas, apoios vindos de todas as partes, adesão dos amigos jornalistas e muito envolvimento da equipe que entrou na chuva para se molhar. Mas foi só chegar o dia da festa para descobrir o desagradável.
Como o Lado B é meio reportagem, meio artigo, um pouco manual e tudo ao mesmo tempo, a liberdade de não ter rótulos me faz colocar no papel e dividir com os leitores, ainda com a linguagem leiga, o que aprendi com o “Casório do Ano”, evento realizado no dia 23 de junho em parceria com a Tapiocaria Pernambucana.
Se você também pensa em armar um evento, preste atenção para não errar, se é que isso é possível.
Primeira lição: acompanhe tudo bem de perto, não fique um minuto ausente ou compartilhe as informações com o máximo de pessoas da equipe. Guardei para mim e os outros é que pagaram o pato, trabalhando duas vezes.
Desenhe como quer a festa, quais os locais para cada peça do esquema. Ou então aguente o desprazer de chegar e ver uma barraca montada atrás de um poste, por exemplo.
Segundo ensinamento: não dê mole. Apesar de todo planejamento da festa, o que é indispensável, sempre tem um engraçadinho que chega pronto, com uma barraquinha no carro, querendo se estabelecer e colocar algo à venda. Se abrir para um, outros 10 surgirão do nada.
Para se impor, fale alto, melhor um arranca-rabo antes, que as decepções depois. No meu caso, consegui barrar alguns, mas antes tive pena de outros e me arrependi.
Terceiro ensinamento: não confie nos horários estabelecidos para montagens. O palco, que deveria chegar pela manhã, surgiu apenas 2 horas antes do horário do evento marcado para às 17h. O som só começou a ser montado meia hora antes. Isso, depois de centenas de ligações feitas aos responsáveis.
Quarta lição: faça uma lista de itens indispensáveis à festa, mas não perca o papel (eu consegui fazer isso). Mesmo que outras pessoas tenham o documento, o organizador precisa ter uma cópia para conferir com a equipe a todo momento e cobrar. O resultado foi deixar em casa 6 latões de lixo que deveriam ser distribuídos pelo local do evento.
Quinto mandamento: venda fichas. Não entendia porque em todo evento tem a tal venda de fichas (risos). Só percebi que a experiência serve para ser aplicada quando começaram as filas para comprar comida.
Para amenizar, tive de distribuir de graça frangos assados para quem estava na espera. Difícil foi convencer alguém que o donativo era verdadeiro, para compensar. As pessoas olhavam desconfiadas, pensavam ser pegadinha, até algum corajoso se atrever e aceitar o dito cujo.
Oitava lição: não queira ser espontânea. Coloque no papel tudo que precisa ser dito durante a festa, senão vai esquecer de repetir os nomes dos patrocinadores, de fazer todos os agradecimentos e pode deixar um dos donos da festa sem sapatos.
Pernambucano, o paizão do "Casório do Ano", melhor parceiro que o Lado B poderia conseguir, ia ganhar um par de alpargatas, vindo direto de Alagoas. A noiva/apresentadora esqueceu de anunciar e o homem ficou sem presente.
Nono ensinamento: Tente descobrir se a comunidade estará envolvida em algum evento no mesmo dia do seu. No sábado, além do Casório a mesma regiāo tinha feira livre e arraial da escola do bairro. Muita gente se confundiu e só percebeu depois de alguns minutos como penetra na festa do colégio.
Décima lição: contrate alguém ou convoque a Prefeitura para fazer a limpeza assim que a festa terminar. Caso contrário, de noiva você passará a gari, com sacos enormes de lixo varrendo a rua, depois de mais de 12 horas de trabalho na preparação da festa, você e todos os companheiros da organização.
Depois de remoer cada erro, ficar horas sofrendo, fiquei melhor ao ver tanta gente desconhecida se divertindo, rindo com as simpatias para São João, com a aliança do bolo de Santo Antônio e com a bagunça da quadrilha. Por incrível que pareça, a festa foi um sucesso, acreditem. O que fica é um manual para fazer melhor em 2013.
