Da urgência à eficiência

Por estes dias fui num cabeleireiro e ouvi um comentário sobre um cliente que lhe deve e não paga. Segundo este, o cliente culpa a crise econômica por não conseguir honrar os compromissos. No entanto, em época de “vacas gordas” para este cliente devia do mesmo jeito, dizia o cabelereiro.

Da mesma forma que este cliente carrega um modelo de comportamento onde, independentemente de a economia estar bem ou não, os resultados serão: sempre dever para alguém, ou seja, gastar mais do que ganha; o empresário precisa imprimir esforços para identificar vícios de comportamento como este, pois, refletem crenças limitantes que o impede de prosperar.

Um outro exemplo de vício de comportamento, é quando empresas investem grande parte do seu tempo útil “apagando fogueiras” com tarefas urgentes. Com isso, não sobra tempo para o planejamento e muito menos para checar as tarefas que foram delegadas a outros. Os efeitos colaterais são: imprevistos que poderiam ser evitados e a sensação de urgência e atrasos.

Além disso, diretores, gerentes e colaboradores chegam ao trabalho e têm a sensação de que não fazem ideia por onde começar as tarefas diante de tanto compromissos urgentes. Ambientes como este lembra um carro num atoleiro: gasta-se muita energia e não sai do lugar.

Para alegria destas empresas, muitos já passaram por isso e encontraram soluções relativamente simples e, por isso, geniais. Uma delas ajudou os EUA a vencer a Segunda Guerra Mundial contra os Alemães e seus aliados.

Refiro-me ao general Dwight Eisenhower, comandante supremo das forças aliadas na Europa. Foi eleito 34º presidente dos EUA em 1953 e é considerado até hoje, um sinônimo de produtividade e eficiência.

A matriz hoje conhecida como “Urgente-Importante” parte do conceito de que “O que é importante é raramente urgente, e o urgente é raramente importante”. Esta matriz pode ser impressa numa folha A4 e manuseada através de “post-it” na mesa de trabalho.

A matriz de Eisenhower é uma solução simples que pode tirar a sensação de urgência da empresa e torná-la mais eficiente na gestão do tempo. Para se ter ideia, empresas maduras na gestão do tempo investem em torno de 20% do tempo útil em tarefas urgentes, o restante do tempo é distribuído em tarefas de planejamento estratégico e checagem daquelas ações que foram delegadas aos colegas de trabalho.

Se você tem passado por estas dificuldades, digite agora mesmo no site de busca Google ou até mesmo no Youtube, “matriz de gestão de tempo Eisenhower” e em poucos minutos aprenda como levar a sua empresa da urgência à eficiência.

(*) Walter Roque Gonçalves é consultor de empresas, professor executivo/colunista da FGV/ABS (FGV / América Business School) de Presidente Prudente.