O uso do WhatsApp na comunicação profissional

Quando começou a operar no Brasil, há 13 anos, o WhatsApp abriu as portas para o envio gratuito de mensagens. Era a melhor alternativa contra os preços cobrados pelas operadoras para o envio de um único SMS. Para 96% dos brasileiros, o WhatsApp é o seu aplicativo de mensagens favorito e 86% o abrem todos os dias.

O Brasil é, de longe, o maior mercado para WhatsApp fora da Ásia. Dados de 2021 apontavam 120 milhões de contas no WhatsApp no país, o que coloca os brasileiros em segundo lugar no mundo em número de usuários, atrás apenas da Índia. E a previsão é que esse número chegue a 147 milhões em 2022.

Hoje, é uma das principais ferramentas de comunicação profissional, substituindo inclusive as ligações e, apesar de ser um pouco mais informal do que um e-mail, é importante que sejam seguidas algumas regrinhas de convivência para utilizá-lo da melhor forma possível.

• Antes de tudo, sempre inicie uma conversa ou comece respondendo com cumprimentos: “olá, bom dia”, “Boa tarde, tudo bem?”. Isso é básico, mas percebo que muita gente se esquece e vai direto ao assunto, o que pode ser encarado como grosseria e falta de educação.
• É importante que a foto do seu WhatsApp seja do seu rosto, olhando para a lente, nítida, e sem barreiras de comunicação como óculos de sol ou filtros. Isso demonstra profissionalismo e cria conexão com quem se conversa. Evite fotos de animais, objetos e fotos com outras pessoas.
• É preciso respeitar os horários. Há alguns anos, quando um telefone tocava após as 8 da noite, já se atendia preocupado que algo ruim teria acontecido. Hoje, vejo profissionais mandando mensagens para colegas de trabalho meia noite, ou 4 da manhã, por exemplo. Claro que existem exceções, como no caso de emergências mas, via de regra, sempre se comunique com clientes e colegas de trabalho dentro do horário comercial. Finais de semana e feriados devem ser evitados a todo custo. Se você lembrar de alguma pendência, anote e espere até o próximo horário útil para enviar. Receber demandas de trabalho durante os momentos de descanso gera ansiedade e estresse nas pessoas.
• Não compartilhe correntes, piadas, boatos e jamais inclua alguém em listas ou grupos sem antes pedir autorização.
• Evite interromper ou mudar de assunto antes que o anterior esteja encerrado.
• Procure escrever a mensagem inteira e enviar de uma vez ao invés de mandar várias frases fragmentadas. Tem pessoas que mandam 10 mensagens curtas para falar uma única informação.
• Evite enviar áudios longos, com mais de um minuto de duração. A mensagem fica confusa e as pessoas não têm paciência para escutar.
• Mesmo sendo um meio de comunicação um pouco menos formal, é preciso usar o português correto se quiser causar uma boa impressão. Além disso, confira o texto antes de enviar, para ver se não falta alguma informação ou se o corretor ortográfico fez alguma alteração.
• Evite escrever gírias e abreviações. A outra pessoa pode não entender.
• Não chame ninguém por apelidos (querida, flor, amore) sem ter intimidade para isso. Acredite, forçar intimidade não te fará ser mais gentil e a maioria das pessoas não gosta.

(*) Larissa Almeida é formada em Comunicação Social pela UFMS e pós-graduada em Influência Digital pela PUC-RS. Trabalhou durante 14 anos na área de comunicação e imagem em importantes instituições como Caixa Econômica Federal, Prefeitura de Campo Grande, Governo do Estado de Mato Grosso do Sul, Senado Federal, além de ter coordenado a comunicação da Sanesul. Consultora de imagem formada pelo RML Academy e Centro Universitário Belas Artes de São Paulo. Especialista em Dress Code e comportamento profissional por Cláudia Matarazzo e RMJ Treinamento e Desenvolvimento Empresarial. Siga-me no Instagram @vistavoce_.